Practice Experience: Applying Process Improvement Models Choose a Quality Improvement Model from Chapter 5 in the Spath (2018) textbook and apply this model to your practice problem

Plan-Do-Study-Act (PDSA) A cc e le ra te Q uali t y I m pro ve m en t i n Y o u r P ra ctic e D eve lo p ed i n p artn ers h ip w it h L a u ra L e e H all, P h D D ir e cto r, C en te r f o r Q uali t y a n d O ffi ce o f G ra n ts , A m eric a n C olle g e o f P h ysic ia n s H ow w ill t h is m od u le h elp m e s u ccessfu lly m ak e c h an ges i n my practice?

1 D esc rib es f o u r S T EP S t o q u ali t y i m pro ve m en t u sin g t h e P D SA m eth od. 2 P ro vid es a n sw ers t o c o m mon q u estio n s a b ou t t h e P D SA m eth od. 3 S h are s d ow nlo ad ab le r e so u rc e s w it h s a m ple s a n d t e m pla te s. C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /1Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 I n tr o d u ctio n The P la n -D o-S tu dy-A ct ( P D SA ) m eth od p ro vid es a s tra ig h tfo rw ard , i t e ra tiv e a p pro ach t o q u ali t y i m pro ve m en t i n y o u r p ra ctic e . T h e P D SA f r a m ew ork i s e asy t o a d o p t r e g ard le ss o f p ra ctic e s iz e o r r e so u rc e s. A s o ngo in g q u ali t y i m pro ve m en t b eco m es p art o f y o u r p ra ctic e ‘s c u lt u re , y o u r t e am w ill c o n tin u e t o fi n d o p portu nit ie s t o i m pro ve e xis tin g p ro ce sse s. F ig ure 1 . T h e P la n -D o-S tu dy-A ct ( P D SA ) C ycle T h ese c o m mon q u estio ns a re u se d t h ro ug hou t t h e i t e ra tiv e P D SA c yc le . S o u rc e : I n s tu te f o r H ea lt h ca re I m pro ve m en t. S cie n ce o f I m pro ve m en t: H ow t o I m pro ve . 2 016. F ou r S T E PS t o u sin g P D SA w it h in y o u r p ra ctic e: 1. P la n : D eve lo p t h e i n it ia tiv e . 2. D o: I m ple m en t y o u r p la n . 3 . S tu dy: A naly ze t h e r e su lt s . 4. A ct: A dju st t h e p ro ce ss b ase d o n t h e r e su lt s f o u nd i n t h e S tu dy p h ase . 1 P la n : D eve lo p t h e i n it ia tiv e . T h e f o llo w in g a ctio n s w ill h elp y o u i n t h e “ p la n nin g ” p h ase o f y o u r P D SA i n it ia tiv e :

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• S ele ct y o u r i m pro ve m en t i n it ia tiv e . • I d en tif y y o u r P D SA t e am . • D eve lo p y o u r p la n . S e le ct y o u r i m pro ve m en t i n i a ve .

I n vo lv e y o u r t e am i n s e le ctin g t h e q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e . M ost g o od i d eas f o r i m pro ve m en t c o m e f r o m t h e p eo p le d o in g t h e w ork , s o c o n sid er t h e p ers p ectiv e s o f e ve ry o n e o n t h e t e am , b oth c li n ic a l a n d n on -c li n ic a l.

B e s u re y o u c a n a n sw er “ W hat’s i n i t f o r m e?” ( W IF M ) f o r e ve ry o n e y o u e xp ect w ill p artic ip ate . P atie n t s u rv e ys c a n a ls o b e u se d t o i d en tif y a re as f o r i m pro ve m en t.

T o id en  fy a re a s f o r im pro ve m en t, c o n sid er a sk in g t h ese q ues on s: C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /2Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 W here d oes y o u r p ra ctic e n ee d t o i m pro ve p atie n t c a re ?

Y o u r p ra ctic e m ay a lr e ad y h ave p erfo rm an ce m easu re d ata f r o m a p aye r ( f e d era l, s ta te , a n d/o r p riv a te ) o r a p o in t- o f-c a re r e g is tr y t h at c a n r e ve al g ap s i n c a re p ro ce sse s o r p atie n t o u tc o m es. W here i s y o u r p ra ctic e l e ss e ffi cie n t t h an i t s h ou ld b e?

Y o u r t e am m ay b e a b le t o i d en tif y b ott le n eck s i n t h e w ork fl ow . P rio rit iz e t h ose a re as t h at y o u h ave s o m e c o n tro l o ve r a n d t h at t h e t e am t h in ks w ill b e m ost i m pactfu l. U se a “ g o a n d s e e ” a p pro ach o f r e sp ectfu lly o b se rv in g t h e w ork a n d t h en a sk in g “ w hy?” W hat a b ou t t h e d ay i s m ost f r u stra tin g f o r y o u r t e am a n d/o r p atie n ts ?

A sk p atie n ts a n d s ta ff . T h is w ill g en era te a l i s t f r o m w hic h y o u c a n p rio rit iz e a re as f o r i m pro ve m en t.

R efe re n ce t h e m odu le o n s e le ctin g s u sta in ab le c h an g e i n it ia tiv e s f o r m ore g u id an ce o n c h oosin g a re as f o r i m pro ve m en t i n y o u r p ra ctic e . I d en  fy y o u r P D SA t e a m .

T h e p eo p le d o in g t h e w ork s h ou ld b e t h e o n es p la n nin g a n d g u id in g t h e p ro ce ss i m pro ve m en t i n it ia tiv e .

Y o u r P D SA t e am s h ou ld i n clu de r e p re se n ta tiv e s f r o m a ll a re as o f y o u r p ra ctic e t h at w ill b e a ff ecte d b y t h e i m pro ve m en t. S et e xp ecta tio n s f o r t h e t im e c o m mit m en t t o t h e P D SA t e am e arly i n t h e c yc le a n d p la n t o c o n tin u e w ork in g t o geth er t h ro u gh i m ple m en ta tio n . Y o u m ay a ls o c h oose t o h ave a c o re q u ali t y i m pro ve m en t t e am t h at r o ta te s i n s p ecia li z e d r e p re se n ta tiv e s b ase d o n t h e i n it ia tiv e . M ost t e am s w ork b est w it h a m axim um o f 1 0 p eo p le . P ra ctic e m em bers w ho a re n ot o n y o u r P D SA t e am s h ou ld r e ce iv e r e g u la r u pdate s a b ou t t h e i n it ia tiv e ‘s p ro g re ss.

D eve lo p y o u r p la n.

Y o u r q u ali t y i m pro ve m en t t e am s h ou ld w ork t o geth er t o d eve lo p a p la n . T h e p la n i s a t o d eve lo p a t e st t o i m pro ve t h e p ro ce ss t h at y o u h ave i d en tifi ed .

B ra in sto rm in g t o a nsw er t h e f o llo w in g q ues on s c a n h elp y o u f o rm ula te y o u r p la n:* • W hat d o es m y p ra ctic e w an t t o a cc o m pli s h ? • W hy i s t h is a p rio rit y ? ( O f a ll t h e p ossib le a re as f o r i m pro ve m en t, w hy i s m y p ra ctic e f o cu se d o n t h is o n e i n p artic u la r? ) • W hat c u rre n t p ro ce ss i s m y p ra ctic e c h an g in g? • W hat d o es t h e n ew p ro ce ss l o ok l i k e ? • W ho w ill e n act t h e c h an ges? • W hen w ill t h e c h an ges b e m ad e? • W here w ill t h e c h an ges t a ke p la ce ? • W hat t e am t ra in in g a n d p re p ara tio n a re r e q u ir e d ? • W ill p atie n ts b e a ff ecte d ? H ow ? W hic h p atie n ts w ill b e a ff ecte d ? • W hat r e su lt s d o y o u e xp ect? • H ow w ill y o u m easu re t h e i m pact o f t h e c h an ges? W hat p ro ce ss a n d o u tc o m e m easu re s w ill y o u u se ? • H ow a n d w hen w ill y o u i n fo rm t h e t e am a b ou t p ro g re ss? T h e f o llo w in g d ow nlo ad ab le t o ols c a n h elp y o u i n y o u r p la n nin g p h ase :

A CP Q uali t y C o nnect: P D SA p la n nin g w ork sh eet ( P D F, 2 6 7 K B) P ro ce ss m ap t o olk it ( P PT, 2 ,1 3 0 K B) C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /3Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 Q&A W hat a re s o m e e xa m ple s o f q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e s?

C om mon t a rg ets o f P D SA c yc le s i n clu de:

• M ed ic a tio n r e fi lls . • A du lt i m muniz a tio n s. • D ia b ete s o r h yp erte n sio n s c re en in g a n d c a re . • N o-s h ow r a te s. • R esu lt s r e p o rtin g . • P atie n t r e g is tra tio n p ro ce sse s . • Hold times or wait times. • F in is h in g d ays o n t im e, W ork a ft e r W ork ( W AW ) F o r m ore i d eas, v is it y o u r s p ecia lt y ‘s p ro fe ssio n al s o cie ty q u ali t y i m pro ve m en t w eb sit e , s u ch a s t h e A m eric a n S o cie ty o f C li n ic a l O nco lo g y I n stit u te f o r Q uali t y , A CP A dva n ce , and A A FP B asic s o f Q uali t y I m pro ve m en t . W hat i s a n e xa m ple o f a P D SA t e am ?

Y o u r t e am c o u ld i n clu de p h ysic ia n s, p ra ctic e l e ad ers h ip , n u rs e s, m ed ic a l a ssis ta n ts , r e ce p tio n is ts , p atie n ts , a n d I T , c o din g , a n d/o r c o m pli a n ce s ta ff . F o r e xa m ple , i f y o u r p ra ctic e ‘s fi rs t P D SA p ro je ct i s t o i n cre ase r a te s o f a d u lt p n eu m oco cc a l v a cc in atio n s, y o u r t e am m ay c o n sis t o f t h e f o llo w in g r e p re se n ta tiv e s:

• A p h ysic ia n c h am pio n o r l e ad er w ho c a n p ro vid e c li n ic a l e xp ertis e a n d s e cu re s u pport f r o m p ro vid ers a s w ell a s p ra ctic e a n d/o r s y ste m l e ad ers h ip . • T h e p ra ctic e m an ag er c o u ld s e rv e a s t h e p ro je ct m an ag er a n d a d m in is tra tiv e l e ad f o r t h e i n it ia tiv e .

T h is i n div id u al c a n w ork d ir e ctly w it h t h e e le ctro n ic h ealt h r e co rd ( E H R) o r I T r e p re se n ta tiv e t o d eve lo p a d aily r e p ort o f p atie n ts o ve r t h e a g e o f 6 5 w ho d o n ot h ave a d o cu m en te d p n eu m oco cc a l v a cc in atio n . • T h e f r o n t d esk l e ad c a n d is trib ute i n fo rm atio n a b ou t v a cc in es t o a p pro p ria te p atie n ts u pon c h eck -in o r b efo re t h eir a p poin tm en ts t h ro u gh e m ail o r a p atie n t p orta l. • A n u rs e o r m ed ic a l a ssis ta n t c a n o ff er i n sig h t a b ou t c u rre n t w ork fl ow s a n d t h e m ost e ff ectiv e w ay t o r e sh ap e t h e p ra ctic e ‘s c u rre n t w ork fl ow t o r e fl ect t h e n ew p ro ce ss. H e o r s h e w ill l i k e ly b e t h e o n e a d m in is te rin g t h e v a cc in e, s o h is o r h er i n pu t i s p artic u la rly i m porta n t. • A n I T r e p re se n ta tiv e c a n p ro g ra m a c li n ic a l d ecis io n s u pport r e m in der t o a d m in is te r a n d r e co rd v a cc in atio n s. W hy i s l e ad ers h ip s u pport i m porta n t?

K eep in g y o u r l e ad ers i n fo rm ed w ill h elp y o u g ain t h eir s u pport a n d c o u ld h elp y o u r t e am o b ta in t h e r e so u rc e s n eed ed t o m ake t h e d esir e d c h an ge. F o r l a rg er i n it ia tiv e s, s e n io r-le ve l s u pport i s e sse n tia l.

C om munic a te w it h l e ad ers a b ou t t h e p ote n tia l f o r i m pro ve d p erfo rm an ce m easu re s, w ork fl ow e ffi cie n cie s, a n d/o r c o st s a vin g s. S ee t h e L e an H ealt h C are m odu le f o r m ore i n fo rm atio n a b ou t i d en tif y in g a c h am pio n f o r y o u r q u ali t y i m pro ve m en t w ork . C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /4Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 H ow c a n I i n clu de p atie n ts i n m y p ra ctic e ‘s P D SA e ff ort?

I t i s i m porta n t t o d esig n c a re p la n s with p atie n ts , i n ste ad o f d esig nin g c a re p la n s f o r p atie n ts . Y o u r p ra ctic e c o u ld i n clu de o n e o r t w o p atie n ts o n t h e q u ali t y i m pro ve m en t t e am . I f y o u r p ra ctic e d o es n ot u se p atie n t a d vis o rs r e g u la rly , s ta rt w it h a s im ple s u rv e y t o u nders ta n d w hat y o u r p atie n ts v a lu e m ost.

W hat i f m y p ro je ct i s f o cu se d o n m y p ra ctic e ‘s I T u tili z a tio n a n d w ork fl ow s? A re t h ere r e so u rc e s t o h elp m e?

The A gen cy f o r H ealt h ca re R ese arc h a n d Q uali t y ( A H RQ ) h as a d eta ile d I T w ork fl ow a sse ssm en t t o olk it t o h elp y o u r p ra ctic e n avig ate I T -r e la te d q u ali t y i m pro ve m en t e ff orts . 2 D o: I m ple m en t y o u r p la n . W it h a c o m mit t e d t e am a n d a d eta ile d p la n , y o u a re r e ad y t o i m ple m en t y o u r q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e .

C om munic a te t h e n ew p ro ce ss t o y o u r t e am a n d s h are i n sp ir in g s to rie s t o k e ep e ve ry o n e e xc it e d a b ou t t h e c h an ge.

A ft e r t h e c h an ge h as b een i m ple m en te d , r e g u la rly d is c u ss t h e a d o p tio n o f t h e n ew p ro ce ss a t h uddle s a n d m eetin g s. T h is w ill h elp y o u d ete rm in e i f t h e c h an ge h ad t h e d esir e d r e su lt .

S et S M ART g o als f o r y o u r P D SA q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e .

H elp y o u r t e am s ta y f o cu se d a n d e ffi cie n t t h ro u gh i m pactfu l g o al s e tt in g . F o r e xa m ple , o n e p ra ctic e g o al m ay b e t o i n cre ase d ep re ssio n s c re en in g a m ong p atie n ts w it h a d ia g nose d s u b sta n ce u se d is o rd er. U sin g t h e S M ART a p pro ach , y o u r g o al w ou ld l o ok l i k e t h is :

• S p ecifi c: Y o u r p ra ctic e w ill i n cre ase d ep re ssio n s c re en in g f r o m 2 0 t o 5 0 p erc e n t o f p atie n ts w ho a re e it h er d ia g nose d w it h s u b sta n ce u se d is o rd er o r p re sc rib ed o p io id s f o r n on -c a n ce r p ain . • M e asu ra b le : Y o u w ill u se m an u al o r e le ctro n ic c h art a u dit s t o d o cu m en t d ep re ssio n s c re en in g s. • A c h ie va b le : Y o u ‘v e s e t a r e aso n ab le g o al o f 5 0 p erc e n t r a th er t h an 1 0 0 p erc e n t. Y o u w an t t o s e t a n a tt a in ab le g o al; t h e b ar c a n a lw ays b e r a is e d i f y o u r c h an ge i s s u cc e ssfu l. • R e le va n t: T h ere i s a c le ar g ap i n c a re b eca u se o n ly 2 0 p erc e n t o f y o u r t a rg et p op u la tio n i s b ein g s c re en ed f o r d ep re ssio n . • T i m e-b ou nd: T h e g o al w ill b e a ch ie ve d o ve r t h e n ext t h re e m on th s. A r e asse ssm en t ( t h e “ s tu dy” s te p o f P D SA ) w ill o cc u r t h re e m on th s f r o m n ow . “ M y p ra ctic e b en efi te d f r o m m ak in g c h an ges, e sp ecia lly i n t e a m -b ase d c a re . I h av e f e lt e m pow ere d t h ro u gh e d u ca tio n a n d h av e b een a ble t o p ro v id e b ette r c a re t h ro u gh b ette r s ta ff e n gag em en t t h at i n volv es e v ery on e i n p ra ctic e i m pro v em en t. ” B re n da V ozza -Z eid , M D, F A CP, H en ders o n , T X C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /5Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 Q&A W hat i s t h e b est a p pro ach t o r o lli n g o u t t h e c h an ge i n m y p ra ctic e ?

S ta rt s m all b y p ilo tin g t h e i m pro ve m en t w it h o n e p h ysic ia n o r i n o n e p od. T h is c a n h elp t h e i n it ia tiv e g ain t ra ctio n , a n d i t c a n h elp t h e P D SA t e am a n d p ilo t t e am w ork t o geth er t o s u cc e ssfu lly i m ple m en t t h e n ew p ro ce ss.

A re t h ere a n y s u pport n etw ork s t h at c a n h elp m y p ra ctic e i m pro ve ?

O rg an iz a tio n s t h at p ro vid e s u pport t o p ra ctic e s i m ple m en tin g q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e s i n clu de:

• A re a H ealt h E d u ca tio n C en te rs ( A H EC s). • Q uali t y I m pro ve m en t O rg an iz a tio n s ( Q IO s). • Q uali t y I n nova tio n N etw ork Q IO s ( Q IN -Q IO s). • P ra ctic e -b ase d R ese arc h N etw ork s ( P B R N s). • L o ca l o r r e g io n al P ra ctic e T ra n sfo rm atio n N etw ork s ( P TN s). 3 S tu dy: A naly ze t h e r e su lt s . U se t h e p ro ce ss o r o u tc o m e m easu re s t h e P D SA t e am c h ose d u rin g t h e p la n nin g p h ase t o e va lu ate t h e s u cc e ss o f t h e p ro ce ss c h an ge. A c la ssic t e ch niq u e t o v is u ali z e c h an ges o ve r t im e i s a r u n c h art, w hic h c a n b e d is p la ye d i n a t e am a re a o r s h are d r e g u la rly a t m eetin g s.

Y o u r P D SA t e am s h ou ld c o n sid er t h e f a cto rs t h at m ig h t h ave c o n trib ute d t o t h e fi n din g s. Y o u m ay d is c o ve r t h at y o u r c h an ge h as b een v e ry s u cc e ssfu l o r y o u m ay fi n d t h at y o u a re n ot s e ein g t h e i m pro ve m en ts y o u e xp ecte d .

Y o u r t e am c a n w ork t o geth er t o i d en tif y h ow a n d w hy y o u a ch ie ve d t h e o b se rv e d r e su lt s .

Y o u c a n d ow nlo ad a n d c u sto m iz e t h ese t o ols t o a li g n w it h t h e m easu re s y o u h ave s e le cte d f o r y o u r c h an ge i n it ia tiv e .

R u n c h art ( M S E X C EL, 2 1 K B) S im pli fi ed p ra ctic e a sse ssm en t ( M S W ORD , 3 4 K B) C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /6Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 A CP q u ali t y c o nnect: s e tt in g y o u r Q I g o als w ork sh eet ( P D F, 2 6 7 K B) “ I t h ou ght I h ad a g ood h andle o n m anagin g m y d ia be c p a en ts , b ut I le a rn ed a bou t f a cilit a  ng g ood d ecis io n -m akin g b y m y p a en ts , c o a ch in g b eh avio ra l c h anges, a nd g ain in g in sig ht in to p a en t c o m plia nce . I a ls o le a rn ed a bou t h ow t o e n gage m y o ffi ce s ta ff in to o p m iz in g O UR c a re o f O UR d ia be c p a en ts . ” R o b ert D ob bin C how M D, M BA , M ACP, B alt im ore , M D Q&A W hat a re s o m e e xa m ple s o f p ro ce ss a n d o u tc o m e m easu re s t h at w e c a n m on it o r?

P ro ce ss m easu re s a sse ss t h e a ctio n s u nderta ke n b y t h e c li n ic a l t e am . E xa m ple s i n clu de:

• P erc e n ta g e o f p atie n ts w it h d ia b ete s w ho h ave a c u rre n t H gb A 1c d o cu m en te d . • P erc e n ta g e o f p atie n ts w ho h ave t h eir b lo od p re ssu re c h eck e d a t t h eir v is it . • P erc e n ta g e o f p atie n ts w ho h ave p re -v is it l a b s o b ta in ed . O utc o m e m easu re s a sse ss r e su lt s . E xa m ple s i n clu de:

• P erc e n ta g e o f p atie n ts w ho h ave a n H gb A 1c l e ss t h an 8 .0 . • P erc e n ta g e o f p atie n ts w it h b lo od p re ssu re a t g o al. • P atie n t, p h ysic ia n , a n d t e am s a tis fa ctio n r a tin g s 4 A ct: A dju st t h e p ro ce ss b ase d o n t h e r e su lt s f o u nd i n t h e S tu dy p h ase . A t t h is p oin t, y o u c a n d ecid e t o A do p t, A dap t, o r A ban do n t h e p ro ce ss.

T h e P D SA c yc le i s m ean t t o b e c o n tin u ou s; e ve n y o u r b est p ro ce sse s c a n b e i m pro ve d a n d b eco m e m ore c o n sis te n t. Y o u c a n f u rth er r e fi n e y o u r p ro ce sse s b y r e p eatin g t h e c yc le . C ele b ra te c o m ple tin g y o u r fi rs t P D SA c yc le e ve n i f i t d id n ‘t r e su lt i n i m pro ve m en t. V ie w t h is a s a l e arn in g o p portu nit y .

D urin g t h is fi n al s ta g e o f t h e P D SA c yc le , y o u r t e am s h ou ld d ete rm in e w hat a ctio n t o t a ke n ext. C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /7Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 Table 1. D ete rm in e w hat c o u rs e o f a ctio n i s w arra n te d U sin g t h e r e su lt s o f t h e P D SA c yc le , y o u c a n A do pt, A dap t, o r A ban d o n y o u r p la n . Table 2. R eal- w orld e xa m ple s o f P D SA c y cle s w it h in t h e p ra ctic e e n vir o n m en t Y o u c a n u se t h e t a b le b elo w t o h elp i d en tif y y o u r P D SA g o als , a re as f o r i m pro ve m en t, c h an ges t o i m ple m en t, a n d m easu re s. Q&A W hat m eth ods s h ou ld I u se t o c o m munic a te t h e r e su lt s o f t h e P D SA c yc le ?

Y o u r t e am , s ta ke h old ers , a n d p atie n ts w ill b e e ag er t o l e arn m ore a b ou t y o u r s u cc e sse s. W rit e a b rie f s u m mary t h at d esc rib es t h e q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e a n d t h e r e su lt s t h at w ere g en era te d . P rin t i t i n y o u r o rg an iz a tio n ‘s n ew sle tt e r, s e n d a c o ng ra tu la to ry n ote t o t h e t e am m em bers c o p ie d t o l e ad ers h ip .

P re se n t a s u m mary o f t h e r e p ort d u rin g a l u nch t im e m eetin g a n d c e le b ra te y o u r s u cc e sse s.

P o st a s u m mary o f t h e e ff ort o n a b ulle tin b oard i n a c o m mon a re a. C on sid er m akin g a d ata w all o r d ash board t h at t ra ck s e ve ry i n it ia tiv e , a n d d is p la ys p ra ctic e g o als . C on tin u e t o p ro m in en tly d is p la y r e g u la r u pdate s o f r u n c h arts . P o sit iv e r e in fo rc e m en t t h ro u gh c o m munic a tio n a n d r e co g nit io n c a n d riv e g re ate r t e am work , a n d c o n tin u ed q u ali t y i m pro ve m en t i n y o u r p ra ctic e .

H ow s h ou ld I c o m munic a te t h e r e su lt s t o p atie n ts ?

P atie n ts a n d c a re g iv e rs c a n b e a n i n te g ra l p art o f y o u r q u ali t y i m pro ve m en t e ff orts . S u rv e ys t h at g ath er o u tc o m es d ata c a n h elp y o u m on it o r t h e p atie n t e xp erie n ce i n y o u r p ra ctic e . S u m mariz e y o u r r e su lt s a n d r e p ort t h em t o p atie n t a d vis o ry g ro u ps t h ro u gh y o u r p atie n t p orta l o r e m ail. C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /8Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 C on clu sio n A ny p ra ctic e t e am c a n c o m ple te a q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e i f t h ey s ta rt s m all a n d p la n a h ead . F o ste r y o u r i n te rn al a sse ts t o d eve lo p m ore r e li a b le s y ste m s t o i m pro ve c a re . W it h c a re fu l t h ou gh t g iv e n t o e ach a sp ect o f t h e P D SA c yc le , o ngo in g c o m munic a tio n , a n d d eta ile d a tt e n tio n t o t h e m etric s, y o u r p ra ctic e c a n s u cc e ssfu lly r e ach i t s g o als .   A M A P ea rls S ta rt s m all.

T ry u sin g t h e P D SA f r a m ew ork o n a s im ple i n it ia tiv e fi rs t s o y o u c a n g ain f a m ili a rit y a n d c o m fo rt w it h t h e m eth od.

F o r e xa m ple , i f y o u w an t t o i n cre ase r a te s o f fl u v a cc in atio n s i n y o u r p ra ctic e , u se P D SA t o d eve lo p a n d i m ple m en t a c o m munic a tio n s s tra te g y d u rin g t h e n ext fl u s e aso n . T ake w hat y o u l e arn t o m ake i m pro ve m en ts t o y o u r a p pro ach d u rin g n ext y e ar’s fl u s e aso n .

U se o th er a n aly sis t o ols t o a p pro ach i m pro vem en t.

T h is m odu le p ro vid es t h e f r a m ew ork f o r m akin g c h an ges i n y o u r p ra ctic e . I f y o u a re t a kin g o n a l a rg er q u ali t y i m pro ve m en t e ff ort, t r y t h ese t o ols :

• A fi sh bone d ia g ra m t o s h ow c a u se a n d e ff ect. • A P are to c h art t o i d en tif y t h e m ost i n fl uen tia l c a u se (s ) o f a p ro b le m . • A s c a tt e r p lo t t o r e ve al c a u sa l r e la tio n sh ip s. • A check sheet f o r e asy d ata c o lle ctio n a n d t o s h ow p att e rn s. • T h e S T EP S F o rw ard ™ S ta rtin g L e an h ealt h ca re module. STEPS in practice 1 P D SA C ase R ep ort: U niv ers it y P h ysic ia n s G ro u p U niv e rs it y P h ysic ia n s G ro u p i s a m ult i- s p ecia lt y , 6 5-p h ysic ia n m ed ic a l p ra ctic e w it h o ffi ce s i n S ta te n I s la n d a n d B ro okly n , N Y. C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /9Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 T h e g ro u p s ta rte d t h eir fi rs t P D SA c yc le t o a d dre ss w hat t h ey v ie w ed a s s u b op tim al d ia b ete s o u tc o m es d u rin g t h e p re vio u s y e ar. T h ey t h ou gh t c o m munic a tio n a n d e d u ca tio n al p ro ce sse s m ig h t b e i m pro ve d t o h elp t h eir p atie n ts a ch ie ve b ett e r o u tc o m es.

T h ey b eg an w it h a s im ple , p re -v is it q u estio n nair e t h at a sk e d p atie n ts w hat t h ey u nders to od a b ou t d ia b ete s a n d t h eir c a re p la n s. T h is q u estio n nair e c o ve re d t h e p u rp ose o f t e sts f o r d ia b ete s, w hat t h e t e st r e su lt s m ean , a n d t e rm in olo g y r e la te d t o d ia b ete s c a re . T h e s u rv e y r e ve ale d a g ap i n w hat t h e d o cto rs b eli e ve d t h eir p atie n ts u nders to od a b ou t t h eir d is e ase a n d t h eir c a re p la n a n d w hat p atie n ts a ctu ally u nders to od.

T h e q u estio n nair e r e su lt s s h ow ed t h at m an y o f t h e g ro u p’s d ia b etic p atie n ts d id n ot c o n sis te n tly h ave t h e i n fo rm atio n n ece ssa ry t o p ro p erly m an ag e t h eir o w n c a re . T h e s u rv e y r e su lt s a ls o i n dic a te d t h at t h e p atie n ts d id n ot f e el c o m fo rta b le a sk in g q u estio n s, e ve n w hen t h ey d id n ot c o m pre h en d t h e p h ysic ia n ‘s i n str u ctio n s.

F o r e xa m ple , 2 1 p erc e n t o f t h e p atie n ts s u rv e ye d d id n ot k n ow t h e d iff ere n ce b etw een f a stin g a n d n on -f a stin g g lu co se m easu re s, b ut w ere a fr a id t o a sk t h eir d o cto r t o c la rif y w hat t h e m easu re s m ean t.

A rm ed w it h t h is i n fo rm atio n , U niv e rs it y P h ysic ia n s G ro u p d eve lo p ed a p la n t o a cc o m pli s h t w o t h in g s:

1. I m pro ve c o m munic a tio n w it h p atie n ts s o t h at t h ey u nders ta n d t h eir d is e ase a n d t h e c a re p la n t h at t h ey c re ate w it h t h eir p h ysic ia n 2. I m pro ve o u tc o m es f o r p atie n ts w it h d ia b ete s T h e p la n t h at U niv e rs it y P h ysic ia n s G ro u p d eve lo p ed r e li e s o n t h e m ed ic a l a ssis ta n ts ( M As)— who h ave t h e m ost h an ds-o n t im e w it h p atie n ts — to e d u ca te a n d c o ach p atie n ts w it h d ia b ete s. T h e p ra ctic e d is se m in ate d t h e p la n f r o m t h e e xe cu tiv e l e ve l t o t h e o ffi ce m an ag ers a n d M As. G ett in g b uy-in f r o m t h e t e am w as e asy; d ia b ete s i s p re va le n t a m ong t h e g ro u p’s p atie n t p op u la tio n a n d i m pro vin g c o m munic a tio n i s s o m eth in g t h at i n te re ste d c a re t e am m em bers o n b oth a p ers o n al a n d p ro fe ssio n al l e ve l.

N o a d dit io n al s ta ff n eed ed t o b e h ir e d ; i n ste ad , t h e c u rre n t M As w ere t ra in ed t o a sk p atie n ts t h e f o llo w in g : • D o y o u h ave a g lu co m ete r? I f s o , d o y o u k n ow h ow t o p ro p erly u se i t ? • D o y o u k n ow t h e d iff ere n ce b etw een f a stin g a n d n on -f a stin g g lu co se ? • D o y o u k n ow w hat H bA 1c i s a n d d o y o u k n ow y o u r m ost r e ce n t H bA 1c t e st r e su lt ? • D o y o u h ave i n su ra n ce ? I f s o , w hat k in d? G ath erin g t h is i n fo rm atio n h elp ed t h e M As t a ilo r t h e e d u ca tio n al m ate ria l a n d c o ach in g i n te n sit y f o r e ach p atie n t. A ppro xim ate ly 1 5 0 p atie n ts w ere e n ro lle d i n t h e p ilo t p ro g ra m a cro ss t h e g ro u p’s t w o o ffi ce s.

A ft e r t h re e m on th s o f t h e p ilo t p ro g ra m , t h e p ra ctic e r e su rv e ye d p atie n ts t o c h eck t h e i n it ia l i m pact. R esu lt s w ere f a vo ra b le . D ata i s b ein g c o lle cte d o n a n o ngo in g b asis a n d t h e g ro u p i n te n ds t o s ta rt t h e “ s tu dy” s te p o f t h eir P D SA c yc le s o on . B ase d o n t h e fi n din g s, t h ey w ill d ecid e i f t h ey n eed t o a d ju st t h eir p la n . O ne a sp ect o f t h e p la n t h at t h ey a lr e ad y k n ow t h ey’d l i k e t o r e fi n e d u rin g t h e n ext P D SA c yc le i s t o u se t h e E H R m ore e ff ectiv e ly f o r d ata c o lle ctio n .

T h e P D SA p ro ce ss w as w ell- r e ce iv e d , i n p art b eca u se t h e i n it ia tiv e s e le cte d w as e q u ally i m porta n t t o a ll c a re t e am m em bers . U niv e rs it y P h ysic ia n ‘s G ro u p i s e xc it e d t o s ta rt o n t h e n ext c yc le . L e arn in g O bje ctiv e s:

A t t h e e n d o f t h is a ctiv it y , y o u w ill b e a b le t o :

1 . I d en tif y h ow t o p la n a q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e ; 2 . D esc rib e h ow t o i m ple m en t a q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e ; 3 . E xp la in h ow t o e va lu ate t h e p erfo rm an ce o f a q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e ; 4 . R eco g niz e h ow t o a d ju st a q u ali t y i m pro ve m en t i n it ia tiv e b ase d o n t h e r e su lt s . C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /10Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021 A rtic le I n fo rm atio n A bou t t h e P ro fe ssio nal S atis fa ctio n a n d P ra ctic e S u sta in ab ili t y G ro u p: T h e A M A P ro fe ssio n al S atis fa ctio n a n d P ra ctic e S u sta in ab ili t y g ro u p h as b een t a sk e d w it h d eve lo p in g a n d p ro m otin g i n nova tiv e s tra te g ie s t h at c re ate s u sta in ab le p ra ctic e s.

L e ve ra g in g fi n din g s f r o m t h e 2 0 13 A M A/R A N D H ealt h s tu dy, “ F a cto rs a ff ectin g p h ysic ia n p ro fe ssio n al s a tis fa ctio n a n d t h eir i m pli c a tio n s f o r p atie n t c a re , h ealt h s y ste m s a n d h ealt h p oli c y,” a n d o th er r e se arc h s o u rc e s, t h e g ro u p d eve lo p ed a s e rie s o f p ra ctic e t ra n sfo rm atio n s tra te g ie s. E ach h as t h e p ote n tia l t o r e d u ce o r e li m in ate i n effi cie n cy i n b ro ad er o ffi ce -b ase d p h ysic ia n p ra ctic e s a n d i m pro ve h ealt h o u tc o m es, i n cre ase o p era tio n al p ro du ctiv it y a n d r e d u ce h ealt h c a re c o sts .

D is c lo su re S ta te m en t:

U nle ss n ote d , a ll i n div id u als i n c o n tro l o f c o n te n t r e p orte d n o r e le va n t fi n an cia l r e la tio n sh ip s.

R efe re n ces 1. T h e W . E d w ard s D em in g I n stit u te . ( 2019 ).

T h e P la n -D o-S tu dy-A ct ( P D SA ) C yc le . R etrie ve d f r o m h tt p s:/ /d em in g .o rg / e xp lo re /p -d -s -a 2. A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n . ( 2015 ).

S m all c h an ges, b ig i m pact: c re atin g t h riv in g p h ysic ia n p ra ctic e s [ v id eo ]. R etrie ve d f r o m w ww.y o u tu b e.c o m /w atc h ?v =X D N Dq76 sM fw 3 . I n stit u te f o r H ealt h ca re I m pro ve m en t. S cie n ce o f i m pro ve m en t: h ow t o i m pro ve . R etrie ve d f r o m w ww.i h i.o rg / r e so u rc e s/P ag es/H ow to Im pro ve /S cie n ce o fIm pro ve m en tH ow to Im pro ve .a sp x 4. I n stit u te f o r H ealt h ca re I m pro ve m en t. S cie n ce o f i m pro ve m en t: f o rm in g t h e t e am . R etrie ve d f r o m w ww.i h i.o rg / r e so u rc e s/P ag es/H ow to Im pro ve /S cie n ce o fIm pro ve m en tF o rm in g th eTe am .a sp x 5 . I n stit u te f o r H ealt h ca re I m pro ve m en t. S cie n ce o f i m pro ve m en t: t e stin g c h an ges. R etrie ve d f r o m w ww.i h i.o rg / r e so u rc e s/P ag es/H ow to Im pro ve /S cie n ce o fIm pro ve m en tT e stin g C han g es.a sp x 6. I n stit u te f o r H ealt h ca re I m pro ve m en t. R u n c h art t o ol. R etrie ve d f r o m w ww.i h i.o rg /re so u rc e s/P ag es/T o ols / R u nC hart.a sp x 7 . A gen cy f o r H ealt h ca re R ese arc h a n d Q uali t y . W ork fl ow a sse ssm en t f o r h ealt h I T t o olk it . R etrie ve d f r o m h tt p s:/ / h ealt h it .a h rq .g o v/h ealt h -it -t o ols -a n d -r e so u rc e s/w ork fl ow -a sse ssm en t-h ealt h -it -t o olk it 8. A m eric a n C olle g e o f P h ysic ia n s I m muniz a tio n P o rta l. ( 2011 ).

A m eric a n C olle g e o f P h ysic ia n s G uid e t o A du lt I m muniz a tio n [ P D F fi le ]. R etrie ve d f r o m h tt p :/ /s ta tic .a cp o nli n e.o rg .s 3 .a m azo naw s.c o m /m ed ia /im muniz a tio n/ a cp _a d u lt _im muniz a tio n_s e ctio n1.p d f 9. C en te rs f o r M ed ic a re & M ed ic a id S erv ic e s. ( 2018 ).

T h e M erit -B ase d I n ce n tiv e P aym en t S yste m ( M IP S) & A lt e rn ativ e P aym en t M odels ( A PM s): d eli v e ry s y ste m r e fo rm , M ed ic a re p aym en t r e fo rm , & t h e M ACRA . R etrie ve d f r o m w ww.c m s.g o v/M ed ic a re /Q uali t y -In it ia tiv e s-P atie n t-A sse ssm en t-In str u m en ts /V alu e-B ase d -P ro g ra m s/M ACRA -M IP S- a n d -A PM s/M ACRA -M IP S-a n d -A PM s.h tm l 10. A m eric a n C olle g e o f C ard io lo g y. Q uali t y p ro g ra m s. R etrie ve d f r o m w ww.a cc .o rg /to ols -a n d -p ra ctic e -s u ppo rt/q u ali t y – p ro g ra m s? w _n av=F N . 11. A m eric a n S o cie ty o f C li n ic a l O nco lo g y ( A SC O ) P ra ctic e C en tra l. Q uali t y I m pro ve m en t. R etrie ve d f r o m w ww.i n stit u te fo rq u ali t y .o rg 1 2 . A gen cy f o r H ealt h ca re R ese arc h a n d Q uali t y . ( 2014 ).

Q uali t y i m pro ve m en t i n p rim ary c a re . R etrie ve d f r o m w ww.a h rq .g o v/re se arc h /fi n d in g s/fa cts h eets /q u ali t y /q ip c/in d ex.h tm l 1 3 . T aylo r, E . , P eik e s, D . , G eo n nott i, K . , McNellis, R. , G en evro , J . , M eye rs , D . (2013 ).

B u ild in g q u ali t y i m pro ve m en t c a p acit y i n p rim ary c a re . R etrie ve d f r o m w ww.a h rq .g o v/p ro fe ssio nals /p re ve n tio n-c h ro nic -c a re /im pro ve /c a p acit y -b uild in g / pcmhqi2.html 14. A m eric a n C olle g e o f P h ysic ia n s P ra ctic e A dvis o r. I m pro vin g c li n ic a l c a re . R etrie ve d f r o m w ww.p ra ctic e ad vis o r.o rg / M odu le s/im pro vin g -c li n ic a l- c a re 1 5 . N atio n al C om mit t e e f o r Q uali t y A ssu ra n ce . P atie n t-c e n te re d m ed ic a l h om e r e co g nit io n . R etrie ve d f r o m w ww.n cq a.o rg / P ro g ra m s/R eco g nit io n/P ra ctic e s/P atie n tC en te re d M ed ic a lH om eP C M H.a sp x 16. S tra tis H ealt h . E xp ertis e & S erv ic e s. R etrie ve d f r o m w ww.s tra tis h ealt h .o rg /e xp ertis e /in d ex.h tm l C opyrig ht 2 0 19 A m eric a n M ed ic a l A sso cia tio n /11Downloaded From: https://edhub.ama-assn.org/ on 10/22/2021

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